採用活動において、効果的なKPI（重要業績評価指標）の設定は、優秀な人材を確保するうえで重要な要素です。適切なKPIを設定することで、採用プロセスの進捗を正確に把握し、改善点を見つけ出すことができます。

しかし、KPIを設定する際には、指標の選び方や運用方法についての知識と計画が必要です。採用活動を行う際は、目的を明確にし、その目的に合った指標を選定することが重要です。また、定期的なモニタリングとフィードバックを行い、必要に応じて指標を見直すことが求められます。さらに、KPIが複雑になりすぎないようにすることや、現実的な目標を設定することも大切です。

そこで今回は、採用KPIの設定方法とメリット、運用ポイントや注意点を、KPIのテンプレ付きで解説します。採用活動の効率よく成功させたいとお考えの方は、ぜひ参考にしてください。

採用活動におけるKPIとは？KGIとの違いも解説

KPIとは「重要業績評価指標」とも呼ばれ、目標を達成するための中間的な指標のことを指す言葉です。そして、採用活動におけるKPIは、採用活動の進捗や成果を数値で評価するために使用されます。

例えば、以下のような指標がKPIに含まれます。

• 応募者数
• 書類選考通過率
• 面接通過率
• 内定承諾率
• 採用コスト
• 採用者の在職期間

これらのKPIを設定することで、採用プロセスの各段階でのパフォーマンスを測定し、改善すべきポイントを特定しやすくなります。

KGIとは？

KGIは「重要目標達成指標」とも呼ばれ、最終的な目標を示す指標のことです。

採用活動におけるKGIは、組織全体が達成すべき最終ゴールを指し、採用活動においては通常、一定期間内に採用する人数や質を目標とします。

KPIとKGIの違い

KPIは中間目標を示し、プロセスの進捗を評価するための指標です。一方、KGIは最終目標を示し、最終的な成果を評価するための指標です。

例えば、KGIとして「半年以内に10名の新規採用を達成する」という目標を設定した場合、その達成に向けた具体的なプロセスを評価するために、応募者数や面接通過率などのKPIを設定します。

KPIとKGIを適切に設定し管理することで、採用活動の効率化や目標達成に向けた具体的な道筋を明確にすることが可能となります。

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採用KPIの具体的な設定方法4つ

採用KPIを設定する際には、次の4つのステップを踏むのが効果的です。

1. KGIを設定する
2. 採用チャネルごとに採用フローを設定する
3. 歩留まり率を設定する
4. KPIを設定する

それぞれ解説します。

1.KGIを設定する

まずはじめに、最終目標であるKGIを設定しましょう。KGIは、採用活動の最終的な成果を示す指標であり、例えば「半年以内に10名の新規採用を達成する」などが該当します。

KGIを設定することで、具体的な目標に向けた道筋が明確になります。

2.採用チャネルごとに採用フローを設定する

次に、採用チャネルごとに採用フローを設定します。具体的には、求人媒体や人材エージェント、リファラル採用など、各チャネルごとにエントリーから内定までの選考ステップを可視化します。

これにより、各チャネルの特性に応じたKPIが設定しやすくなり、より効果的な採用活動ができるようになるでしょう。

3.歩留まり率を設定する

歩留まり率とは、各選考ステップに進んだ人数の割合を指します。例えば、書類選考通過率や面接通過率、内定承諾率などを設定するのが効果的です。

これにより、各ステップでのパフォーマンスを数値化し、改善点を特定しやすくなります。

4.KPIを設定する

最後に、KGIから逆算して具体的なKPIを設定します。例えば、KGIが「半年以内に10名の新規採用」であれば、各チャネルごとの採用人数を決め、歩留まり率を基に各ステップの目標数値を設定します。

一般的な採用KPIの平均値は、書類選考通過率が20％〜30％、面接通過率が30％〜50％、内定率が5％〜10％、内定承諾率が50％〜70％程度です。

仮に、書類選考通過率30%、面接通過率50%、内定率10%、内定承諾率70%の歩留まり率を適用したとすると、半年以内に10名を採用する場合には最低でも1,000人近い応募が必要となります。

このように、KGIの設定により具体的な行動計画が立てやすくなりますが、歩留まり率は自社の応募状況に合わせて柔軟に変更する必要があるでしょう。

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採用KPIを設定する目的とメリット5つ

採用KPIを設定する目的は、採用プロセスの効率化と質の向上を図ることです。KPIを設定することで、採用活動の各段階で達成すべき具体的な目標を明確にできます。

これにより、採用チームは効果的な戦略を立てやすくなり、進捗状況を数値で把握することで改善点を特定しやすくなるでしょう。

採用KPIを設定するメリットには、主に次の5つが挙げられます。

1. 採用活動の精度が向上する
2. 進捗状況を把握できる
3. 採用課題を早期に発見して改善できる
4. 担当者の役割を明確にできる
5. データに基づいた意思決定ができる

それぞれ解説します。

1.採用活動の精度が向上する

採用KPIを設定することで、採用活動の精度が向上します。なぜなら、KPIが具体的な目標となり、採用プロセスの各段階でのパフォーマンスを測定する基準となるからです。 

例えば、応募者の質を評価するためのKPIを設定することで、より適切な候補者を選びやすくなります。

これにより、採用活動全体の精度が向上し、企業に最適な人材を確保することが可能です。

2.進捗状況を把握できる

採用KPIを設定することで、進捗状況を把握しやすくなります。これは、KPIが採用プロセスの各段階における進捗を定量的に評価するための指標となるからです。 

例えば、面接の進捗状況を示すKPIを設定することで、どの段階で遅れが生じているかを迅速に特定できます。 

これにより、採用プロセス全体の進捗を効率的に管理することが可能です。

3.採用課題を早期に発見して改善できる

採用KPIを設定することで、採用課題を早期に発見して改善することが可能です。なぜなら、KPIは問題の早期発見と迅速な対応を可能にするからです。 

例えば、応募者の離脱率を示すKPIを設定することで、どの段階で応募者が離脱しているかを特定し、その原因を分析して改善策を講じることができます。

これにより、採用プロセスの問題点を早期に発見し、迅速に対応することが可能となります。

4.担当者の役割を明確にできる

採用KPIを設定することで、担当者の役割を明確にできます。 これは、KPIが各担当者の責任範囲と目標を明確にするための基準となるからです。 

例えば、各担当者に対して具体的なKPIを設定することで、誰がどの段階で何を達成すべきかが明確になります。

これにより、担当者の役割と責任が明確になり、チーム全体の効率が向上するでしょう。

5.データに基づいた意思決定ができる

採用KPIを設定することで、データに基づいた意思決定ができるようになります。なぜなら、KPIが採用プロセスの各段階でのパフォーマンスを定量的に評価するためのデータとなるからです。

例えば、採用コストや採用期間を示すKPIを設定することで、データに基づいて採用戦略を見直し、最適化することが可能です。 

これにより、データに基づいた合理的な意思決定が可能となり、採用活動の効果を最大化することができるでしょう。

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採用KPIを効果的に運用するポイント

採用KPIを効果的に運用するためには、定期的なレビューとフィードバックのプロセスを確立することが重要です。

KPIは設定するだけではなく、継続的にモニタリングし、必要に応じて調整することで初めて効果を発揮します。そのため、定期的なレビューを行うことで、現状のパフォーマンスを把握し、改善点を見つけることができます。また、フィードバックを通じてチーム全体で共有し、改善策を実行することが重要です。

例えば、毎月の定例会議で採用KPIの進捗状況を確認し、達成度を評価します。もし「面接通過率」が目標を下回っている場合、その原因を分析し、面接官のトレーニングや面接プロセスの見直しを行います。また、「内定承諾率」が低い場合は、オファー内容や企業の魅力を再評価し、改善策を講じます。

これにより、KPIの達成に向けた具体的なアクションプランを策定し、実行に移すことができます。

このように、採用KPIを効果的に運用するためには、定期的なレビューとフィードバックのプロセスを確立し、継続的に改善を図ることが重要です。これにより、採用活動の効率と質を向上させることが可能です。

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採用KPIを運用する際の注意点5つ

採用KPIを運用する際の注意点について、以下のポイントを押さえておくことが重要です。

1. 期限を設定すること
2. リアルタイムで数値を管理すること
3. 原因分析と対策を行うこと
4. 定期的なレビューとフィードバックを行うこと
5. 柔軟に対応すること

それぞれ解説します。

1.期限を設定すること

採用KPIを運用する際には、期限を設定することが重要です。なぜなら、期限を設定することで目標達成に向けた具体的なタイムラインが明確になり、計画的な進行が可能となるからです。

例えば、応募者の面接完了までの期間をKPIとして設定し、その期限を明確にすることで、採用プロセスの遅延を防ぐことができるでしょう。

これにより、採用活動がスムーズに進行し、効率的な運用が可能となります。

2.リアルタイムで数値を管理すること

採用KPIを運用する際には、リアルタイムで数値を管理することが重要です。なぜなら、リアルタイムで最新の数値を管理することで、現状の進捗状況を常に把握し、迅速な対応が可能となるからです。 

例えば、応募者数や面接進捗状況をリアルタイムで追跡することで、必要な調整を即座に行うことができます。 

これにより、採用プロセスの透明性が向上し、迅速な意思決定が可能となります。

3.原因分析と対策を行うこと

採用KPIを運用する際には、原因分析と対策を行うことが重要です。なぜなら、KPIの数値が目標に達しない場合、その原因を分析し、適切な対策を講じることで、問題の再発を防ぐことができるからです。 

例えば、応募者の離脱率が高い場合には、その原因を分析し、応募者の体験を改善するための対策を講じることができます。 

これにより、採用プロセスの改善が継続的に行われ、より良い結果が得られるようになるでしょう。

4.定期的なレビューとフィードバックを行うこと

採用KPIを運用する際には、定期的なレビューとフィードバックを行うことが重要です。なぜなら、定期的なレビューとフィードバックを行うことで、KPIの達成状況を評価し、必要な調整を行うことができるからです。 

例えば、月次レビューを行い、各担当者のパフォーマンスを評価し、改善点をフィードバックすることで、チーム全体のパフォーマンス向上に寄与します。 

これにより、採用活動の質が向上し、目標達成に向けた効果的な運用が可能となります。

5.柔軟に対応すること

採用KPIを運用する際には、柔軟に対応することが重要です。これは、採用環境や市場の変化に対応するためには、KPIの設定や運用方法を柔軟に見直すことが必要となるからです。 例えば、採用市場の変動に応じてKPIを調整し、新たな戦略を導入することで、採用活動の効果を最大化できるでしょう。 

これにより、変化に強い採用プロセスを構築できるようになり、最適な採用結果を得ることが可能となります。

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採用KPIのテンプレート

次に、採用プロセスの可視化に役立つ採用KPIのテンプレートを紹介します。

採用KPIのテンプレートは、採用活動の各ステップを定量的に評価し、進捗を可視化するためのツールで、以下のような項目を含むことが一般的です。

上記の項目を踏まえて、採用KPIのテンプレートを作成します。以下は参考例です。

採用KPIのテンプレートの使用方法

採用KPIのテンプレートを使用する際は、次の手順を踏むのがおすすめです。

1. 目標設定
2. データ収集
3. 進捗管理
4. 分析と改善

これらのステップをしっかりと踏むことで、採用プロセスの効率を高め、より良い人材を確保することができます。

1.目標設定

まずは、採用の具体的な目標を設定しましょう。なぜなら、明確な目標がないと、採用活動が無駄になる可能性があるからです。

例えば、「次の四半期で10名のエンジニアを採用する」などの具体的な目標を設定します。

2.データ収集

次に、採用活動に関するデータを収集します。データがなければ、採用活動の効果を測定できないので、しっかりと行いましょう。

収集するデータには、応募者数や面接数、採用数などのデータが含まれます。

3.進捗管理

データの収集とともに、採用活動の進捗も管理しましょう。進捗を管理することで、目標達成に向けた調整が可能となります。

また、週ごとに進捗会議を行い、現在の状況を確認し、必要な調整を行うことが大切です。

4.分析と改善

最後に、採用活動の結果を分析し、改善点を見つけましょう。この分析を行うことで、次回の採用活動をより効果的にする改善を行うことができます。

具体的に、採用プロセスのどの部分が効果的で、どの部分が改善が必要かを分析しましょう。

これらのステップを踏むことで、採用活動の効率と効果を最大化することが可能です。

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優秀な人材の活用にはフリーランスへの業務委託がおすすめ

優秀な人材を活用したいときには、フリーランスへの業務委託がおすすめです。なぜなら、業務委託を活用することで、以下のようなメリットがあるからです。

1. コストの削減に繋がるから
2. 業務の進捗をピードアップできるから
3. 柔軟な対応に期待ができるから
4. 短期的なプロジェクトにも対応してくれるから
5. 専門知識を活用できるから
6. 新しい視点を導入できるから

それぞれ解説します。

1.コストを削減できるから

フリーランスへ業務委託することで、さまざまなコストを削減することが可能です。

正社員を雇用する場合には、給与だけでなく福利厚生やオフィススペースなどのコストがかかりますが、フリーランスならばこれらのコストを抑えることができます。

例えば、プロジェクトごとに必要なスキルを持つフリーランスへ業務を委託することで、必要な期間だけの報酬で済むため、無駄なコストを削減できます。

2.業務の進捗をピードアップできるから

業務委託を活用することで、業務の進捗をスピードアップできるのも大きなメリットです。特定のスキルに特化しているフリーランスへ業務委託することで、即戦力となる人材を即時に活用可能です。例えば、Webデザインのプロジェクトに経験豊富なフリーランスデザイナーを起用することで、短期間で高品質な成果物を得ることができるでしょう。

3.柔軟な対応に期待ができるから

フリーランスは自己責任で仕事に関わるため、納期や報酬などへの柔軟な対応が期待でき、急な変更や追加の要望にも迅速に対応してくれる場合があります。

例えば、プロジェクトの途中で仕様変更があった場合でも、フリーランスならば柔軟に対応し、スムーズに進行させることができるかもしれません。

4.短期のプロジェクトにも対応してくれるから

フリーランスへの業務委託では、短期のプロジェクトにも対応してくれる可能性があります。正社員を雇う場合は、短期間のプロジェクトのために新たな人材を採用することが難しいですが、フリーランスならば必要な期間だけ契約することが可能です。

例えば、イベントの企画や運営などの短期間で完了するプロジェクトには、業務委託が最適と言えるでしょう。

5.専門知識を活用できるから

フリーランスへの業務委託では、高い専門知識を活用できる点も見逃せません。

フリーランスは特定の分野において深い知識と経験を持っている人材が多いため、専門的な業務を高いレベルで遂行してくれる可能性があります。

例えば、Webデザインの専門家をフリーランスとして雇うことで、最新トレンドを意識した成果物に期待ができるでしょう。

6.新しい視点を導入できるから

フリーランスへの業務委託では、新しい視点を導入できる点も重要な要素です。

フリーランスは多様なプロジェクトに関わっているため、異なる業界や分野からの新しいアイデアや視点を提供してくれる可能性があります。

例えば、Webデザインにおいて、フリーランスのデザイナーが他の業界での成功事例を基にした新しく斬新なデザインを提案してくれるかもしれません。

このように、優秀な人材を活用したいときは、フリーランスへの業務委託がおすすめです。

下記の資料では、業務委託に必要な契約書を作成する際のポイントについて詳しく解説しています。無料でダウンロードできますので、ぜひご活用ください。

【お役立ち資料】
フリーランス・副業人材との業務委託契約書作成ガイド

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フリーランスへの業務委託はクロスデザイナーにおまかせ

このように、人手不足が慢性化している現代では、いかに優秀な人材を確保していくかが自社のビジネスの発展と継続に欠かせない課題です。そこで採用KPIを設定することで、優秀な人材を効果的に獲得することが可能となります。

ただし、特定の知識やスキルを必要とするデザイナーやエンジニアなどの人材は、じっくりと採用計画を立てながら採用していては間に合わないことがあるかもしれません。自社のプロジェクトを効果的に進めるにあたり、すぐにデザイナーが必要となるケースも多いことでしょう。

そんなときは、優秀なデザイナーが揃う、クロスデザイナーにご相談ください。

国内最大級のデザイナー専門のエージェントサービスである、クロスデザイナーには、厳正な審査を通過したハイスキルなデザイナー7000人以上が在籍しており、自社に合うデザイナーを見つけることができます。また、制作開始後も担当のコンサルタントがさまざまなトラブルや困りごとにも間に入って対応してくれるため、安心です。

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