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採用フローとは？基本的な流れや新卒と中途の違い、改善方法を徹底解説

2024/07/23

INDEX

採用フローとは、採用活動における流れのことです。新卒採用と中途採用では異なるプロセスが求められますが、それぞれに効率的な流れを構築することが求められます。

ただし、どちらの採用フローにも課題が存在するため、それぞれの課題を把握して改善することが、より良い採用活動を実現するために重要です。

そこで今回は、採用フローの意味や基本的な流れ、新卒と中途の採用フローの違いや改善方法を徹底解説します。これから自社の採用フローの構築や改善に取り組もうとお考えの方は、ぜひ参考にしてください。

採用フローとは？基本的な流れとフェーズ3つを解説

採用フローとは、企業が新しい従業員を採用する際に行う一連のプロセスのことです。

採用フローは、新卒や中途などの採用するターゲットによって異なりますが、基本的な流れと主なフェーズ3つは共通します。

採用フローの基本的な流れ

採用フローの基本的な流れは、以下の通りです。

応募
書類選考
面接
内定
入社手続き

それぞれ解説します。

1.応募

応募は、採用プロセスの最初のステップです。企業は応募者の基本情報や職務経歴を把握するために、履歴書や職務経歴書を受け取ります。

一般的には、企業のウェブサイトや求人サイトを通じて応募を受け取ります。

応募は、企業と応募者の最初の接点であり、重要なステップです。

2.書類選考

書類選考は、応募者の適性を判断するためのステップです。企業は、履歴書や職務経歴書などを通じて、応募者のスキルや経験が求める条件に合致しているかを確認します。

例えば、特定の資格や経験が必要なポジションでは、これらの要件を満たしているかどうかが重視されます。

書類選考は、次のステップに進む候補者を絞り込むための重要なプロセスです。

3.面接

面接は、応募者の人柄や適性を直接評価するステップです。企業は、応募者のコミュニケーション能力やチームフィットを確認します。

面接では、応募者の過去の経験や具体的な状況での対応についての質問を行います。

面接は、応募者の総合的な適性を判断するための重要な機会です。

4.内定

内定は、採用プロセスの最終決定です。企業は最も適した候補者に対して内定を出します。この段階では、内定通知書を通じて、給与や勤務条件などの詳細を伝えます。

内定は、企業と応募者の合意を確認するための重要なステップです。

5.入社手続き

入社手続きは、新しい従業員が正式に企業に加わる段階です。企業は必要な書類の提出やオリエンテーションを通じて、新入社員を迎え入れます。

入社手続きには、雇用契約書の署名や健康診断の実施などが含まれます。

入社手続きは、新しい従業員がスムーズに業務を開始するための重要なプロセスです。

採用フローの主要なフェーズ3つ

採用フローは次の3つのフェーズに分けることができます。それぞれが重要な意味を持つため、まずはこの3つのフェーズで押さえるべきポイントを確認しましょう。

募集
選考
フォローアップ

それぞれ解説します。

1.募集

募集は採用プロセスの最初のフェーズです。企業は新しい人材を見つけるために、求人情報を公開し、応募者を募ります。

例えば、企業のウェブサイトや求人サイト、SNSなどを通じて求人情報を発信します。また、新卒採用では、会社説明会を開催したり、リクルートイベントやキャリアフェアに参加することもあります。

募集は、適切な候補者を引き寄せるための重要なステップです。

2.選考

選考は応募者の適性を評価するフェーズです。企業は、応募者のスキルや経験、適性を評価し、最適な人材を選びます。

選考では、書類選考や面接、適性検査などを通じて、応募者の能力や適正を判断するのが一般的です。また、面接を複数回行うケースもあります。

選考は、企業が最も適した人材を見つけるための重要なプロセスです。

3.フォローアップ

フォローアップは、採用プロセスの最後のフェーズです。企業は内定者に対して、入社に向けたサポートや情報提供を行います。

フォローアップには、内定通知書の送付、入社手続きの案内、オリエンテーションの準備などが含まれます。また、内定者が安心して入社できるように、定期的な連絡やサポートを行うことも重要なプロセスです。

フォローアップは、内定者がスムーズに入社し、早期に業務に適応できるようにするための重要なステップです。

関連資料：デザイナーの採用が難しい理由は？採用を成功させる6ステップを紹介

採用フローを構築するメリット6つ

採用フローを構築するメリットには、次のようなものが挙げられます。

採用活動を効率化できる
適切な人材を確保できる
採用コストを削減できる
競合他社と差別化できる
採用プロセスを可視化できる
問題点を早期に発見し改善できる

それぞれ解説します。

1.採用活動を効率化できる

採用フローを構築することで、採用活動を効率化できます。なぜなら、明確な手順があることで各ステップがスムーズに進行し、無駄な時間や労力を削減できるからです。

例えば、応募者の書類選考から面接までのプロセスが自動化されることで、担当者の負担が軽減されます。

採用フローの効率化は、迅速かつ効果的な採用活動を実現するために重要です。

2.適切な人材を確保できる

採用フローを構築することは、適切な人材の確保にもつながります。なぜなら、明確な選考基準とプロセスにより、企業のニーズに合った人材を見つけやすくなるからです。

例えば、スキルや経験だけでなく、企業文化にフィットするかどうかを評価する面接プロセスを設けることで、採用ミスマッチのリスクを軽減できるでしょう。

適切な人材の確保は、企業の成長に直結する重要な要素です。

3.採用コストを削減できる

採用フローを構築することで、採用コストの削減も可能です。なぜなら、効率的なプロセスによって無駄なコストを削減し、リソースを最適に活用できるからです。

例えば、オンライン面接を導入することにより、交通費や会場費を削減できます。

採用コストを削減することは、企業の安定的な運営と持続的な発展にも寄与します。

下記の資料では、採用にかかるコストを見直し・削減するためのポイントについて、実際のコストモデルも含めて解説しています。無料でダウンロードできますので、ぜひ参考にしてください。

4.競合他社と差別化できる

採用フローの構築は、競合他社との差別化にもつながります。なぜなら、独自の採用プロセスや評価基準を持つことで、他社とは異なる魅力をアピールできるからです。

例えば、ユニークな面接形式や社員との交流イベントを取り入れることで、応募者に強い印象を与えることが可能です。

人手不足が進み、人材獲得競争が激化する現代において、競合他社との差別化は優秀な人材を引きつけるための重要な要素と言えるでしょう。

5.採用プロセスを可視化できる

採用フローを構築することで、採用プロセスを可視化できるのも、大きなメリットです。採用プロセスを可視化することで、各ステップの進捗状況や応募者の評価を一目で把握できるようになるため、採用業務の管理が容易になります。

例えば、採用管理システムを導入することで、リアルタイムでの進捗確認やデータ分析が可能です。このように、採用プロセスの可視化は、効果的な採用業務の管理と改善に役立ちます。

6.問題点を早期に発見し改善できる

採用フローを構築することは、採用業務の問題点を早期に発見し、改善するのに役立ちます。なぜなら、定期的な評価とフィードバックを実施することにより、プロセスの問題点を迅速に特定し、改善できるからです。

例えば、面接後のフィードバックを収集し、面接官のトレーニングやプロセスの見直しを行うことができます。これにより、より効率的な採用フローの構築が可能となります。

問題点の早期発見と改善は、採用活動の質を向上させるための重要な要素です。

新卒採用と中途採用の採用フローの違い

新卒採用と中途採用の採用フローにはいくつかの重要な違いがあります。それぞれの特徴と流れを解説します。

新卒の採用フロー｜6ステップ

新卒採用は、主に大学や専門学校を卒業する学生を対象としており、以下のようなステップを踏むのが一般的です。

会社説明会
エントリーシート提出
筆記試験・適性検査
グループディスカッション
面接
内定

それぞれ解説します。

1. 会社説明会

会社説明会は、学生に企業の魅力を伝える重要なステップです。学生が企業を理解し、興味を持つことで、エントリーシート提出やその後の選考に進む意欲が高まります。

例えば、企業のビジョンやミッション、働く環境、福利厚生などを具体的に説明することで、学生の関心を引くことができるでしょう。

会社説明会は、学生との初めての接点であり、企業の第一印象を決定づける重要な機会です。

2. エントリーシート提出

エントリーシートは、学生の基本情報や志望動機を確認するための書類で、学生の適性や企業への熱意を初期段階で評価するための重要な要素です。

エントリーシートには学歴や自己PR、志望動機などが記載されており、これを基に書類選考を行います。

エントリーシートは、学生を選考する際の基礎となる重要な書類です。

3. 筆記試験・適性検査

筆記試験や適性検査は、学生の基礎学力や適性を測るために行われる試験で、学生の基本的な能力や企業文化への適合性を評価するために実施します。

例えば、一般教養試験や性格診断テストなどを行い、学生の総合的な能力を確認します。筆記試験や適性検査は、学生の能力を客観的に評価するための重要なステップです。

4. グループディスカッション

グループディスカッションは、学生のコミュニケーション能力や協調性を評価するための選考方法です。特に、チームでの協働が求められる職場においては、これらのスキルが非常に重要です。

例えば、特定のテーマについてグループで議論し、結論を導き出すプロセスを通じて、学生のリーダーシップや協調性を観察します。

グループディスカッションは、学生の実践的なスキルを評価するための重要な機会となります。

5. 面接

面接は、学生の人柄や企業への適性を直接確認するためのステップで、企業文化に合うかどうかや、長期的に活躍できるかを見極めるための重要なプロセスです。

例えば、個別面接やパネル面接（複数の面接官が一人の候補者に対して質問を行う面接形式）を通じて、学生の志望動機や過去の経験について深掘りします。

面接は、最終的な選考の決め手となる重要なプロセスです。

6. 内定

内定は、選考を通過した学生に対して正式に採用を通知するステップで、学生に安心感を与え、入社意欲を高めるための重要なプロセスです。

内定通知書を発行し、内定者フォローアップを行うことで、学生が入社までの期間を安心して過ごせるようにサポートすることが重要です。

内定は、採用プロセスの最終段階であり、学生との信頼関係を築くためのフォローアップも含まれます。

下記の資料では、迷わずに採用計画を立てられるようステップを計画作成に役立つテンプレート付きで解説しています。無料でダウンロードできますので、ぜひ参考にしてください。

中途の採用フロー｜4ステップ

中途採用は、既に社会人経験のある人材を対象としており、以下のようなステップを踏むのが一般的です。

求人情報の公開
書類選考
面接
内定

それぞれ解説します。

1. 求人情報の公開

求人情報の公開は、中途採用における最初のステップです。適切な人材を集めるためには、広く求人情報を公開し、多くの応募者を募ることが重要です。

自社の求人内容に合わせて、求人サイトや自社ホームページ、ソーシャルメディア、ハローワークなどを活用して、適切な求人情報を発信しましょう。

求人情報の公開は、優秀な人材を集めるための第一歩であり、採用を成功に導くポイントとなります。

2. 書類選考

書類選考は、応募者の履歴書や職務経歴書を基に適性を評価し、応募者のスキルや経験が企業の求める条件に合致しているかを確認するためのプロセスです。

例えば、応募者の職務経歴やスキルセットを詳細に確認し、企業のニーズに合った人材を選び出します。

書類選考は、適切な人材を見極めるための重要なステップです。

3. 面接

面接は、応募者の人柄や企業への適性を直接確認するためのステップです。応募者が企業文化に合うかや、長期的に活躍できるかを見極めます。

中途採用では、一次面接で終わるケースもあれば、複数回の面接を行うこともあります。中途採用の面接では、応募者の志望動機や過去の職歴などについて深掘りした質問を行うのが一般的です。

面接は、最終的な選考の決め手となる重要なプロセスです。

4. 内定

内定は、選考を通過した応募者に対して正式に採用を通知するステップです。ただし、中途採用の場合は、新卒採用とは異なったプロセスが必要です。

例えば、候補者が現職を退職してから入社する場合には、入社日の調整が必要となります。一方、すでに退職している場合には、すぐに入社して就業を開始するケースもあるでしょう。

いずれの場合も、入社に必要な書類や手続きを案内し、候補者がスムーズに入社できるようにサポートすることが大切です。

中途採用では状況に応じた柔軟な採用活動に加えスケジュールをたて、計画的に進めることも重要です。そこで以下では、本資料は採用トレンドとともに、計画の立てかたなどを解説しています。無料でダウンロードできますので、ぜひ参考にしてください。

新卒と中途の採用フローの違い4つ

以下では、新卒と中途の採用フローの違いを4つ紹介します。

対象者の違い
選考方法の違い
期間の違い
目的の違い

それぞれ解説します。

1. 対象者の違い

新卒採用と中途採用では、対象者が異なります。新卒採用は、主に大学や専門学校を卒業したばかりの若者が対象です。一方、中途採用は、既に職務経験を持つ社会人を対象としています。

新卒採用では、企業はフレッシュな視点や新しいアイデアを持つ若者を求めることが多いでしょう。一方、中途採用では、即戦力としてすぐに業務に貢献できる経験者を求めるのが一般的です。

このように、新卒採用は長期的な育成を前提とした採用を行い、中途採用は即戦力を重視した採用を行う傾向が強いのが特徴です。

2. 選考方法の違い

新卒採用と中途採用では、選考方法も異なります。新卒採用では、多くの候補者を一斉に選考するため、筆記試験やグループディスカッションなど多様な選考方法が用いられます。一方、中途採用では、個別面接が中心です。

新卒採用では、エントリーシートの提出、筆記試験、グループディスカッション、複数回の面接が一般的です。一方、中途採用では、書類選考と1〜2回程度の面接を行うのが主流となっています。

このように、新卒採用は多段階の選考プロセスを経るのに対し、中途採用はシンプルでスピーディな選考が行われます。

3. 期間の違い

新卒採用と中途採用では、採用活動の期間も異なります。新卒採用は、年間を通じて計画的に行われるのに対し、中途採用は必要に応じて随時行われます。

新卒採用は、企業説明会から内定まで数ヶ月から1年以上かかることが一般的です。一方、中途採用は、求人が発生した時点で募集を開始し、数週間から数ヶ月で完了することが多いでしょう。

このように、新卒採用は長期的な計画が必要ですが、中途採用では迅速な対応が求められます。

4. 目的の違い

新卒採用と中途採用では、採用の目的も異なります。新卒採用は、将来的なリーダーや企業の成長を担う人材を育成することを目的とする一方で、中途採用は、即戦力として現場で即座に活躍できる人材を確保するのが目的です。

新卒採用では、企業文化に馴染み、長期的に成長していく人材を求めます。一方、中途採用では、特定のスキルや経験を持つ人材を求め、短期間で成果を出せる人材を採用する必要があります。

このように、新卒採用は長期的な視点で行われ、中途採用は短期的なニーズに応じて行われるところが大きく異なるポイントです。

以下では、採用活動で必要となるペルソナの作成方法について、すぐに使えるフォーマット付きで解説しています。無料でダウンロードできますので、ぜひ参考にしてください。

採用フローの課題｜4つの事例と改善方法を解説

採用フローにはさまざまな課題が存在し、それぞれの企業が直面する問題も異なります。そこで以下では、具体的な課題とその改善方法の事例をいくつか紹介します。

母集団形成の不足（応募者が少ない）
書類選考の通過率が低い
面接辞退や内定辞退が多い
入社後の定着率が低い

それぞれ解説します。

1. 母集団形成の不足（応募者が少ない）

応募者が少なく母集団形成が不足している状況では、優秀な人材を確保することが難しくなります。なぜなら、母集団形成が不足することで選考の幅が狭まり、企業の求める人材を見つける確率が低くなるからです。

母集団形成が不足する原因としては、求人広告の露出が少ない場合や、ターゲット層に適した媒体を利用していない場合などが挙げられます。

母集団形成の不足を改善する方法としては、求人広告の露出を増やし、ターゲット層に適した媒体を利用することが重要です。また、SNSやリファラル採用を活用することで、母集団を広げることも可能です。

2. 書類選考の通過率が低い

書類選考の通過率が低いと、面接に進む候補者が少なくなります。書類選考の通過率が低くなる原因としては、書類選考の基準が厳しすぎることや、求めるスキルや経験が明確でないこと、適切な候補者を見逃しているなどの可能性があります。

書類選考の通過率を改善する方法としては、書類選考の基準を見直し、求めるスキルや経験を明確にすることが重要です。また、AIを活用した書類選考システムを導入することで、効率的に適切な候補者を選別することも可能です。

3. 面接辞退や内定辞退が多い

面接辞退や内定辞退が多いと、採用活動が無駄になり、コストが増加します。面接や内定の辞退が多い原因としては、企業の情報提供不足や候補者とのコミュニケーション不足が考えられます。

例えば、面接日程の調整が遅れたり、企業の魅力を十分に伝えられていない場合、候補者が他の企業を選ぶ可能性が高まります。

面接や内定辞退が多い場合の改善方法としては、候補者とのコミュニケーションを密にし、企業の魅力を積極的に伝えることが重要です。また、面接日程の調整を迅速に行い、候補者の都合に合わせることも大切です。

4. 入社後の定着率が低い

入社後の定着率が低いと、採用活動を何度も行う必要があり、手間とコストが増大します。入社後の定着率が低い原因としては、入社前の期待と実際の業務内容のギャップや、職場環境の問題などが考えられます。

例えば、入社前に十分な情報提供がされていない場合には、入社後に期待と現実のギャップを感じ、早期退職してしまう可能性が高まるでしょう。

入社後の定着率を改善する方法としては、入社前に業務内容や職場環境について十分な情報提供を行い、入社後のオンボーディングプログラムを充実させることが重要です。また、定期的なフォローアップを行い、社員の悩みや問題を早期に解決することも大切です。

これらの改善方法を実施することで、採用フローの課題を解決し、効果的な採用活動を行うことができるでしょう。

優秀な人材を活用したいときはフリーランスへの業務委託がおすすめ

優秀な人材を活用したいときには、フリーランスへの業務委託がおすすめです。なぜなら、業務委託を活用することで、以下のようなメリットがあるからです。

コストの削減に繋がるから
業務の進捗をスピードアップできるから
柔軟な対応に期待ができるから
短期的なプロジェクトにも対応してくれるから
専門知識を活用できるから
新しい視点を導入できるから

それぞれ解説します。

1.コストを削減できるから

フリーランスへ業務委託することで、さまざまなコストを削減することが可能です。

正社員を雇用する場合には、給与だけでなく福利厚生やオフィススペースなどのコストがかかりますが、フリーランスならばこれらのコストを抑えることができます。

例えば、プロジェクトごとに必要なスキルを持つフリーランスへ業務を委託することで、必要な期間だけの報酬で済むため、無駄なコストを削減できます。

2.業務の進捗をスピードアップできるから

業務委託を活用することで、業務の進捗をスピードアップできるのも大きなメリットです。特定のスキルに特化しているフリーランスへ業務委託することで、即戦力となる人材を即時に活用可能です。例えば、Webデザインのプロジェクトに経験豊富なフリーランスデザイナーを起用することで、短期間で高品質な成果物を得ることができるでしょう。

3.柔軟な対応に期待ができるから

フリーランスは自己責任で仕事に関わるため、納期や報酬などへの柔軟な対応が期待でき、急な変更や追加の要望にも迅速に対応してくれる場合があります。

例えば、プロジェクトの途中で仕様変更があった場合でも、フリーランスならば柔軟に対応し、スムーズに進行させることができるかもしれません。

4.短期のプロジェクトにも対応してくれるから

フリーランスへの業務委託では、短期のプロジェクトにも対応してくれる可能性があります。正社員を雇う場合は、短期間のプロジェクトのために新たな人材を採用することが難しいですが、フリーランスならば必要な期間だけ契約することが可能です。

例えば、イベントの企画や運営などの短期間で完了するプロジェクトには、業務委託が最適と言えるでしょう。

5.専門知識を活用できるから

フリーランスへの業務委託では、高い専門知識を活用できる点も見逃せません。

フリーランスは特定の分野において深い知識と経験を持っている人材が多いため、専門的な業務を高いレベルで遂行してくれる可能性があります。

例えば、Webデザインの専門家をフリーランスとして雇うことで、最新トレンドを意識した成果物に期待ができるでしょう。

6.新しい視点を導入できるから

フリーランスへの業務委託では、新しい視点を導入できる点も重要な要素です。

フリーランスは多様なプロジェクトに関わっているため、異なる業界や分野からの新しいアイデアや視点を提供してくれる可能性があります。

例えば、Webデザインにおいて、フリーランスのデザイナーが他の業界での成功事例を基にした新しく斬新なデザインを提案してくれるかもしれません。

このように、優秀な人材を活用したいときは、フリーランスへの業務委託がおすすめです。

下記の資料では、業務委託に必要な契約書を作成する際のポイントについて詳しく解説しています。無料でダウンロードできますので、ぜひご活用ください。

フリーランスへの業務委託はクロスデザイナーにおまかせ

このように、人手不足が慢性化している現代では、いかに優秀な人材を効率よく確保していくかが自社のビジネスの発展と継続に欠かせない課題です。そのため、適切な計画に沿った採用フローを実行することが、企業の採用活動を成功させるポイントとなります。

ただし、特定の知識やスキルを必要とするデザイナーやエンジニアなどの人材は、じっくりと採用計画を立てながら採用していては間に合わないことがあるかもしれません。自社のプロジェクトを効果的に進めるにあたり、すぐにデザイナーが必要となるケースも多いことでしょう。

そんなときは、優秀なデザイナーが揃う、クロスデザイナーにご相談ください。

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