人材紹介を利用するときは、まず担当のエージェントよりどのような人材をご希望なのか、要望を聞くためのヒアリングが実施されます。ヒアリングに対してあいまいに対応していると、エージェント側も提案が難しくなるため、スムーズに応えられるように準備が必要です。

この記事では、人材紹介を利用した際のヒアリング項目について解説します。依頼時のポイントについてもまとめました。人材紹介の利用を検討されている方は参考になさってください。

人材紹介会社がヒアリングを行う目的

ヒアリングの目的は企業の困りごとを聞き出すことです。「採用したい人物が見つからない」といったことも目的のひとつですが、ヒアリングを通して潜在的な課題が出てくることもあります。

そのため、人材紹介の担当者は企業からの要望と本質的な課題にずれがないか、ヒアリング前に企業情報について調査を行うのです。要望にマッチした人材を紹介するために、ヒアリングで企業が抱える本当の問題を発見します。

人材紹介からのヒアリング項目

人材紹介のヒアリングは、企業の担当者が抱える潜在ニーズを引き出すために行うものです。企業情報などはネット検索でも調べられますが、深い悩みを知ることはできません。どのようなことを聞かれるのか、ヒアリング項目について解説します。

1. 現状

まずは、求人企業の現在の業績や市場での位置づけ、競合他社の存在などを把握しなければなりません。コーポレートサイトなどで過去数年間の売上や利益の推移、市場シェアの変化などをヒアリングし、競合他社との比較を行います。

調査内容をもとに求人企業の経営戦略や市場での立ち位置を理解したうえで、どのような人材を提案したらよいのか検討します。

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2. 解決したい課題

求人企業がどのような課題を抱えているのか、直面している具体的な課題や人材に求めるニーズを明確に把握します。採用によって解決できることがあるかを理解するためです。

たとえば、デザイナーのスキル不足に悩んでいるなら、スキルと実績をもつ即戦力となるデザイナーを採用すればチーム全体のスキルアップにつながります。技術的な面だけではなく、プロジェクトもスムーズに進めることが可能です。

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3. 課題解決までの計画

採用から課題を解決するまでのスケジュールを明確に設定します。もし、新卒採用なら育成のための研修プランを計画しなければなりません。中途採用なら管理職を見据えて、スキルや経験を考慮したうえで中長期的な育成計画を立てる必要があります。

担当者からどのような人材を採用したいのか、話を聞いてもらいながら、解決に向けた筋道を立てていきましょう。

4. 想定している報酬

採用後の報酬についても確認があります。Webデザイナーの平均年収は約480万円です。もし、相場より低い報酬を設定していると、求職者が希望する報酬額とあわないためマッチングが難しくなります。

報酬が妥当かどうかは、休暇制度や福利厚生、労働環境なども確認したうえで判断されます。採用後の定着率にも影響するため、できるだけ共有しておくことが大切です。

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5. 採用プロセス

募集開始から採用までのプロセスについて確認があります。求人募集や人材の選考など採用プロセスに沿って進めていかなければなりません。一般的には以下の順で進めていきます。

• 人材紹介会社へ申し込み
• ヒアリング
• 求職者の提案
• 選考・面接
• 契約締結

採用プロセスは人材紹介会社によって異なります。

6. 選考基準

求職者を紹介してもらう前に、選考基準を決めておくことが大切です。明確な選考基準があると、人材紹介会社側も提案する求職者を探しやすくなります。また、実際に応募者を面接するときも選考基準があることで、主観の入らない公平な採用を行うことが可能です。

デザイナーなどクリエイターの選考は何を基準にしたらよいのか悩む担当者も少なくありません。

人材紹介会社側で審査を設けているところもありますが、企業側でもポートフォリオの提示を必須とするなど一定の選考基準を設けておくと安心です。

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7. 採用に関する懸念事項

一通りヒアリングが終わったら、最後に採用に関する懸念事項について確認があります。これまで調査した内容で確認できなかったことについて聞かれます。

企業側からの質問にも対応してもらえるため、採用後の契約方法や支払う手数料など気になる点は遠慮なく確認しておきましょう。

人材紹介会社がヒアリング前に準備すること

人材紹介会社はヒアリング前に企業情報の調査やヒアリング項目の調整、登録者の調査などの準備を行います。ヒアリング前の準備について簡単に解説します。

企業情報を調査

まずは企業の現状を把握するため、企業の抱えている課題について仮説を立てなければなりません。そのために以下の情報について調査を行います。

• コーポレートサイト・採用サイト
• 求人媒体の掲載内容
• IR情報
• Web検索・SNS検索
• 業界地図

人材紹介のエージェントは、紹介した人材が快適に働ける環境であるかをチェックします。提示された労働条件と異なっていれば、採用ミスマッチにもつながるためです。

調査を行うのは、コーポレートサイトや採用サイト、求人媒体で募集終了した求人などがあり、過去の募集背景や共通する雇用条件から、法令に順守した労働環境であるかを確認します。

反社会的勢力とのつながりがないことはもちろん、安心して紹介できる企業であれば問題はないでしょう。企業サイトやサービスサイトなど、企業情報を提示できるメディアが用意されていることが大切です。

ヒアリング項目の調整

企業情報の調査結果をもとに、ヒアリング項目の調整を行います。

人材紹介会社は事前にヒアリングシートを用意しており、そのシートから収集した企業情報にもとづいてヒアリング項目を選択します。企業ごとに募集職種や採用要件は異なるため、こまかい情報ではなくおおよその情報で把握し、提案人材を探すことが一般的です。

情報の粒度を細かくしすぎないことで、効果的かつ効率的なヒアリングが可能となります。

登録者の調査

求人企業が人材紹介会社に登録するときに、採用要件について簡単な入力があります。その採用要件に沿った人材をヒアリング時に提案できるように、人材紹介会社は登録者の調査を行います。

求人企業が提示する採用要件を完璧に満たす人材以外にも、幅広い視点から登録者を選定します。ヒアリング時に決めてもらえればスムーズな採用につながるためです。選考基準とあわなかったとしても、候補者を絞りやすくなるメリットがあります。

人材紹介へ依頼するときのポイント

人材紹介へ依頼するときのポイントは以下の4つです。

1. これまでの採用活動の思い込みを捨てる
2. 採用目的を決める
3. 採用ターゲットを明確にする
4. 求めるスキルの優先順位をつける

それぞれ簡単に解説します。

これまでの採用活動の思い込みを捨てる

長く採用活動を行っていてもなかなか理想の人物を採用できていない場合、企業や採用担当者の思い込みが影響を与えていることがあります。

「経験年数が少ないデザイナーは使えない」など思い込みにより、理想の人物像を逃してしまっている可能性があります。不採用にした理由に思い込みやこだわりがあれば、いったんそれらを排除して求める人物像を考えてみることが大切です。

採用目的を決める

欠員補充、人材育成など採用する目的を明確にすることがポイントです。採用目的によって、策定する採用計画も変わってきます。

採用後の配属先が決まっていれば、任せる業務内容を明確にしておきましょう。ここで整理する情報は、募集要項にもまとめておくと便利です。

採用計画の立て方については、以下の資料でより詳しく解説しています。無料でダウンロード頂けますので、ぜひご活用ください。

【お役立ち資料】
採用計画作成マニュアル

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関連記事：採用計画の立て方は？採用手法の選定や具体的な手順、成功させるコツを紹介

採用ターゲットを明確にする

現状、どのようなスキルを持つ人材が足りていないのか、現場から求められている人材を明確にしてください。その人物が将来的にどのような活躍をしてほしいかまで描けると、採用後の育成プランも立てることが可能です。

ターゲットが曖昧な場合には、まず採用ペルソナを設計することが重要です。以下の無料の資料で詳しく解説していますので、ぜひお役立てください。

【お役立ち資料】
採用ペルソナ作成ガイド

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関連記事：採用ペルソナとは？効果が出る設計方法も解説

求めるスキルの優先順位をつける

採用ターゲットの要件に合致する人物がいればいいが、まったく見つからないケースも考えておきましょう。

たとえばディレクターを募集しているが、ディレクション経験が少なくてもよいなど、妥協ポイントをもとに優先順位をつけておきます。

採用要件に必ずしも合致しなくても、募集職種の適性をもつ人材はいます。また特化型の人材紹介会社なら、適性をもつ人材の提案が可能です。要件を緩めることで対象者の幅が広がり、求める人物像を採用しやすくなるメリットがあります。

クロスデザイナーご利用時のヒアリング項目

フリーランスデザイナー専門のエージェントサービス『クロスデザイナー』をご利用いただいた場合のヒアリング項目は以下の通りです。

ヒアリング項目①企業情報・募集内容

まずは企業情報と募集職種についてヒアリングを行います。企業サイトのURLと事業内容、募集する背景として「増員・交代・新規」であるかをお聞きします。もし他の採用サービスをご利用であればできる範囲で教えてください。

ヒアリング項目②業務内容・求めるスキル

採用後に担当する業務についてヒアリングを行います。案件内容は可能な限りくわしくお聞かせください。チームへ配属される場合、何名体制でどのような役割を担うのかも教えてください。

また、適性の有無を調査するため、必須スキルと歓迎スキルについてもお聞きしています。たとえば、業務で必ず使用するソフトを扱えるスキルは必須スキルとなります。FigmaやSketch、AdobeXDなどご指定の環境やツールがあればご教示ください。

ヒアリング項目③働き方・希望単価など

クロスデザイナーでは募集を公開することもできます。公開募集の場合、働く場所や雇用形態、働き方などの項目が提示されます。
リモートワークの可否なども確認します。出社の場合は、どこに出社するのか最寄り駅を伺いますので、ご用意ください。そのほかには人財活用システム『HRMOS』との連携の有無や決済者などもお聞きします。

クロスデザイナーは幅広い人材の紹介が可能

人材紹介会社からのヒアリングは、事前に調査した内容を確認する目的もありますが、ヒアリングで発見した内容を質問するなど企業担当者の潜在ニーズを引き出す役割もあります。こちらでご紹介した項目について準備しておくとスムーズに人材を提案いただけます。

フリーランスデザイナー専門のエージェントサービス『クロスデザイナー』は、ヒアリング内容をもとにスクリーニングを実施後、現在の課題解決につながる人材の紹介や提案が可能です。もし、募集要項が具体的に決まっていないときは、募集要件の整理もお手伝いいたします。

気になる方は下記よりサービス資料をダウンロードいただけます。即戦力デザイナーをお探しの方は【お問い合わせ】ください。平均1営業日以内にご提案します。